Utrikespolitiska institutet informerar i enlighet med artikel 12–14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning alla registrerade personer gällande behandlingen av deras personuppgifter i dataskyddsbeskrivningarna, där bland annat syftet med behandlingen av personuppgifter, vilka parter uppgifterna regelbundet överlåts till, hur länge personuppgifter sparas samt de registrerades rättigheter beskrivs.
Dataskyddsbeskrivningarna har delats in efter användningsändamål och publiceras på denna sida i den mån de gäller Utrikespolitiska institutets kunder.
Dataskyddsbeskrivningarna publiceras allteftersom de färdigställs.
Formulär med anvisningar som den registrerade kan använda för att utöva sina rättigheter
Ladda ned formuläret som PDF-fil. Dataskyddsformulär
1 Syftet med behandlingen av personuppgifter samt behandlingens rättsliga grunder
Utrikespolitiska institutets bibliotekskundregister består av följande användningsändamål:
Syftet med kunduppgifts- och utlåningssystemregistret är att administrera bibliotekets kunduppgifter samt att informera kunden om de skyldigheter och tjänster som gäller för kundrelationen i fråga. Det tillgängliga datasystemet används som bibliotekssystem som hanterar alla basfunktioner som hör till biblioteksverksamhet, bland annat anskaffning, katalogisering, utlåning, ankomstbevakning av månadspubliceringar, utskick av kundmeddelanden och insamling av statistik.
Personuppgifterna i ovannämnda underregister behandlas enligt följande rättsliga grunder:
a) den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål och/eller
b) behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
2 Personuppgifter som behandlas
För- och efternamn, e-postadress, telefonnummer, statistikgrupp, kundgrupp, uppgifter om utlånat, återlämnat och reserverat material.
3 Uppgifternas mottagare eller mottagarkategorier
Enligt artikel 4.9 i EU:s dataskyddsförordning kan den personuppgiftsansvarige ”överföra” eller ”överlåta behandling” (t.ex. via det tekniska användargränssnittet vid underhållsarbete) av personuppgifter som sparats i Utrikespolitiska institutets kundregister.
Vid behov ges systemleverantören (privat systemleverantör/-leverantörer) tillgång till personuppgifterna i Utrikespolitiska institutets bibliotekskundregister.
Personuppgifter överlåts inte till tredje part i marknadsföringssyften.
4 Överföring av uppgifter till tredje land
Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.
5 Personuppgifternas lagringstid
Uppgifter som samlats in i Utrikespolitiska institutets kundregister lagras endast så länge och i den omfattning som det är nödvändigt med tanke på de ursprungliga och förenliga syften för vilka personuppgifterna har samlats in.
Personuppgifterna sparas så länge som kundrelationen varar. De raderas på kundens begäran. När kundrelationen avslutats raderas kunduppgifterna genom de regelbundna raderingsåtgärderna.
6 Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att granska de uppgifter om honom eller henne som sparats i Utrikespolitiska institutets bibliotekskundregister. För att efterleva den registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningen ska hans eller hennes begäran besvaras av den personuppgiftsansvarige inom 30 dygn efter emottagen begäran.
På Utrikespolitiska institutets webbplats finns ett formulär som den registrerade kan använda för att utöva sina rättigheter (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja). Formuläret ska fyllas i noggrant, skrivas ut och undertecknas. Begäran kan göras via ett noggrant ifyllt och personligen undertecknat formulär som lämnas in till Utrikespolitiska institutets registratorskontor där den registrerade i samband med sin begäran ska styrka sin identitet. På formuläret finns mer detaljerade anvisningar.
A. Rätten att få tillgång till personuppgifterna
Den registrerade har rätt att granska de uppgifter om honom eller henne som sparats i Utrikespolitiska institutets bibliotekskundregister.
Besöksadress till Utrikespolitiska institutets registratorskontor:
Utrikespolitiska institutet
Arkadiagatan 23 B, vån. 6
00100 Helsingfors
Öppettider (Utrikespolitiska institutet): vardagar kl. 09.00–16.00
Från Utrikespolitiska institutets registratorskontor styrs begäran centralt till Utrikespolitiska institutets dataskyddsombud (e-post: tietosuojavastaava@fiia.fi). Begäran om granskningsrätt besvaras av Utrikespolitiska institutets dataskyddsombud. Vid behov kan dataskyddsombudet ge mer information om handläggningen av begäran eller innehållet i svaret.
Den registrerade ska personligen hämta personuppgiftsutdraget från Utrikespolitiska institutets registratorskontor där den registrerade ska styrka sin identitet.
B. Rätten att korrigera uppgifter och begränsa behandling
Den registrerade har rätt att begära att Utrikespolitiska institutet i egenskap av personuppgiftsansvarig begränsar behandlingen i följande situationer:
- den registrerade bestrider att personuppgifterna stämmer (rätt att korrigera uppgifter), då behandlingen begränsas under en tid så att den personuppgiftsansvarige kan kontrollera uppgifternas riktighet;
- behandlingen strider mot lagen och den registrerade invänder mot att personuppgifterna raderas och i stället kräver att användningen begränsas;
- den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna i fråga för att behandla dem, men den registrerade behöver dem för att upprätta, presentera eller försvara rättsliga krav.
C. Rätten att radera uppgifter
Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade från Utrikespolitiska institutets bibliotekskundregister utan onödigt dröjsmål förutsatt att följande uppfylls:
- personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål de samlades in för eller för andra ändamål de användes till;
- den registrerade återkallar samtycket som behandlingen baseras på, och behandlingen saknar andra lagliga grunder;
- behandlingen av personuppgifterna strider mot lagen; eller
- personuppgifterna måste raderas för att efterleva lagstadgade skyldigheter enligt unionsrätten eller nationell lagstiftning.
D. Rätten att överföra uppgifter mellan system
Ej tillämpbar för Utrikespolitiska institutets kundregister.
7 Den registrerades rätt att göra invändningar
I enlighet med artikel 21 i EU:s dataskyddsförordning har den registrerade rätt att göra invändningar, baserat på grunder som gäller i hans eller hennes specifika situation, mot behandlingen av personuppgifterna enligt artikel 6.1 e (behandlingen är nödvändig för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning som den personuppgiftsansvarige har fått i uppgift att utföra), inbegripet profilering som grundar sig på dessa bestämmelser. Den personuppgiftsansvarige får inte längre behandla personuppgifter, förutom om den personuppgiftsansvarige kan visa att det finns viktiga och välgrundade motiv som åsidosätter den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det är nödvändigt för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Invändningsbegäran gällande behandlingen av personuppgifter i Utrikespolitiska institutets bibliotekskundregister kan göras genom att begäran lämnas in till Utrikespolitiska institutets registratorskontor där den registrerade i samband med sin begäran ska styrka sin identitet.
8 Rätten att återkalla samtycke
Den registrerade har rätt att återkalla samtycket för behandlingen när som helst utan att det påverkar lagenligheten av den tidigare behandlingen på grundval av samtycket.
Återkallande av samtycket (återkallandebegäran) för behandlingen av insamlade personuppgifter i Utrikespolitiska institutets kundregister kan göras genom att lämna in begäran till Utrikespolitiska institutets registratorskontor, där den registrerade vid behov ska styrka sin identitet.
9 Rätten att överklaga till tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot de tillämpade dataskyddsreglerna.
Kontaktuppgifter till dataombudsmannens byrå:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
Registratorskontor: 029 566 6768
E-post (registratorskontoret): tietosuoja(at)om.fi
10 Den registrerades rätt att göra invändningar
Huruvida tillhandahållandet av personuppgifter är ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal samt huruvida den registrerade är skyldig att tillhandahålla personuppgifterna och de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte lämnas (information om varifrån personuppgifterna har erhållits).
Behandlingen av personuppgifterna i Utrikespolitiska institutets bibliotekskundregister i relation till huruvida tillhandahållandet av personuppgifter är ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal samt huruvida den registrerade är skyldig att tillhandahålla personuppgifterna och de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte lämnas. Personuppgifterna har fåtts direkt från den registrerade och förts in i registret med hans eller hennes samtycke.
11 Automatiserat beslutsfattande och profilering
Utrikespolitiska institutets kundregister med innehållande personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.
Uppdaterad: 16.12.2025
I denna dataskyddsbeskrivning förklarar vi hur vi vid Utrikespolitiska institutet behandlar personuppgifter för att sköta kommunikationen, relationer med intressenter samt för att arrangera evenemang.
1 Personuppgiftsansvarig
UTRIKESPOLITISKA INSTITUTET
Adress: Arkadiagatan 23 B, 00100 Helsingfors
FO-nummer: 2062721–4
2. Kontaktuppgifter för dataskyddsfrågor och för att göra förfrågningar som registrerad
Du som är registrerad kan kontakta oss i frågor som rör dataskydd via följande kontaktuppgifter:
Besöksadress till Utrikespolitiska institutets registratorskontor:
Utrikespolitiska institutet
Arkadiagatan 23 B, 6 vån.
00100 Helsingfors
Öppettider (Utrikespolitiska institutet): vardagar kl. 09.00–16.00
Utrikespolitiska institutets registratorskontors e-postadress: kirjaamofiia@fiia.fi
Postadress till Utrikespolitiska institutets registratorskontor:
Utrikespolitiska institutet (registratorskontor)
PB 425
00100 Helsingfors
3. Utrikespolitiska institutets dataskyddsombuds kontaktuppgifter
E-post: tietosuojavastaava@fiia.fi
4. Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter`
I Utrikespolitiska institutets kundregister behandlas personuppgifter på grundval av Utrikespolitiska institutets berättigade intresse
- för att sköta kommunikation och relationer med intressenter
- för att ordna evenemang
- för att genomföra återkopplingsundersökningar
- för statistik och rapportering.
Utrikespolitiska institutets kundregister består av följande underregister kategoriserade efter användningsändamål:
- intressent- och kommunikationsregister
- deltagarregister för evenemang i externt finansierade projekt.
Syftet med intressent- och kommunikationsregistret är att samla in och behandla personuppgifter som rör anordnande av evenemang och möten samt kommunikation om institutets verksamhet. Personuppgifter används i kommunikationen med intressenter, såsom vid utskick av nyhetsbrev, pressmeddelanden och evenemangsinbjudningar samt i rapporteringen av evenemang.
Deltagarregister för evenemang i externt finansierade projekt har som syfte att samla in personuppgifter om institutets evenemangsdeltagare när en extern finansiär kräver det.
Utskick av Utrikespolitiska institutets nyhetsbrev och evenemangsinbjudningar baseras på den registrerades samtycke i de fall där den registrerade har beställt nyhetsbrevet eller inbjudningarna.
Utrikespolitiska institutets kundregister med innehållande personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.
5. Personuppgifter som behandlas
I registret kan följande personuppgifter behandlas:
- Namn, kontaktinformation (t.ex. e-postadress), språkval, bostadsort (land)
- Organisation och befattning
- Information för genomförande, inriktning och utveckling av kommunikationen. Detta omfattar särskilt följande:
- Information om prenumeration eller avbeställning av Utrikespolitiska institutets nyhetsbrev eller annan kommunikation som rör institutets verksamhet
- Den registrerades kommunikationsval (till exempel nyhetsbrev/tillställningsinbjudningar, kommunikationsämnen och områden)
- Kontaktuppgifter för kommunikation (t.ex. namn och e-postadress)
- Information om hur kommunikationen används, som behandlas som en övergripande analys för att sammanfatta innehållet (t.ex. öppnings- och klickdata för nyhetsbrev)
- Kommunikation kan riktas genom att dela in de registrerade i grupper (segmentering) till exempel baserat på intresseområden (ämnen, områden). Segmentering används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering som riktar sig till den registrerade och som skulle få rättsliga följder för hen. Den registrerade kan när som helst avregistrera sig från nyhetsbrevet eller annan kommunikation som hen har prenumererat på samt den tillhörande segmenteringen på det sätt som beskrivs i dataskyddsbeskrivningen.
- Deltagaruppgifter för evenemang och evenemangsspecifika uppgifter för att organisera evenemang (t.ex. specialdiet) samt uppgifter som krävs för evenemang i projekt med extern finansiering (t.ex. uppgifter för anmälan och deltagande, såsom namn, kön, bostadsort)
- Fotografier och videor från evenemang
- Personuppgifter som behövs för återkopplingsundersökningar, statistik och analys
- Eventuella andra personuppgifter som den registrerade själv har lämnat och som är nödvändiga för registrets ändamål.
6. Källor till personuppgifter
Personuppgifter samlas in från den registrerade själv, bland annat via evenemangsinbjudningar eller prenumerationsformulär för nyhetsbrev samt i samband med anmälan till evenemang. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från offentliga och privata register.
7. Personuppgifternas lagringstid
Personuppgifter som samlats in i Utrikespolitiska institutets kundregister lagras endast så länge och i den omfattning som det är nödvändigt med tanke på de ursprungliga och förenliga syften för vilka personuppgifterna har samlats in.
Uppgifter som samlats in för att genomföra ett evenemang, såsom specialkost eller passuppgifter, sparas endast så länge det behövs för evenemanget.
Personuppgifter tas bort från Utrikespolitiska institutets intressent- och kommunikationsregister på den registrerades uttryckliga begäran eller till exempel när kontaktuppgifterna har blivit föråldrade.
När det gäller evenemang i projekt som finansieras externt, raderas personuppgifterna 5 år efter att forskningsprojektet avslutats eller på deltagarens uttryckliga begäran.
8. Utlämning av personuppgifter och överföring av uppgifter utanför EES-området
Personuppgifter kan vid behov lämnas ut till intressenter som är knutna till ett evenemang för att genomföra evenemanget. Dessutom kan personuppgifter från deltagarregistren för evenemang inom Utrikespolitiska institutets forskningsprojekt som är externt finansierade lämnas ut projektvis för behandling utanför institutet till projekthanteringen och finansiären för rapportering av projektet.
Personuppgifter överlåts inte till tredje part i marknadsföringssyften.
Utrikespolitiska institutet använder tjänster från externa leverantörer, till exempel för att upprätthålla utskickslistor för nyhetsbrev och register samt för att hantera uppgifter om deltagare i evenemang. Varje tjänsteleverantör behandlar personuppgifter enligt ett avtal om behandling av personuppgifter endast i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla den aktuella tjänsten.
Personuppgifter, såsom listor över deltagare i evenemang (t.ex. befattning, organisation), kan överföras utanför EU/EES. Dataskyddsnivån kan vara lägre utanför EES-området än inom EES-området. Om det aktuella mottagarlandet för överföringen av uppgifterna inte har ett beslut från Europeiska kommissionen om tillräcklig skyddsnivå, tillämpar vi andra lämpliga åtgärder för att säkerställa personuppgifternas skydd, till exempel genom att använda standardavtalsklausuler enligt Europeiska kommissionens beslut för överföring av personuppgifter till tredjeländer. (på https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).
9. Personuppgiftsskydd
Databaserna som innehåller personuppgifterna finns på servrar i låsta utrymmen. Endast namngivna personer har tillträde till servrarna. Servrarna är skyddade med lämpliga tekniska skyddsåtgärder.
Eventuella fysiska material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen där endast namngivna personer som är auktoriserade genom sina uppgifter har tillträde. Tillgång till databaserna och systemen ges endast med särskilt beviljade personliga användaruppgifter.
Utrikespolitiska institutets anställda och andra personer är skyldiga att följa tystnadsplikt och att hålla sekretess om de uppgifter som de får ta del av i samband med behandling av personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter är endast tillåten för utvalda och begränsade personer, som på grund av sina arbetsuppgifter behöver behandla uppgifterna åt Utrikespolitiska institutet i samband med arrangemangen för evenemang.
10. Den registrerades rättigheter i samband med behandling av personuppgifter
En registrerad person kan göra en begäran om rättigheter, såsom en begäran om granskning av uppgifter, via följande kanaler: På Utrikespolitiska institutets registratorskontor, per post eller e-post. Avsnitt 2 i dataskyddsbeskrivningen innehåller mer detaljerade kontaktuppgifter. Via länken i nyhetsbrevet kan den registrerade också uppdatera sina uppgifter och intresseområden i fråga om prenumerationer på nyhetsbrevet och inbjudningar till evenemang samt avanmäla prenumerationerna på nyhetsbrevet och inbjudningarna.
Den registrerade kan använda det formulär som upprättats på Utrikespolitiska institutets webbplats (fiia.fi/sv/dataskyddsbeskrivningar) för att göra en begäran om behandling av sina personuppgifter och lämna in formuläret till Utrikespolitiska institutets registratorskontor. Vid behov kan vi be den registrerade att precisera begäran. Av säkerhetsskäl måste vi kontrollera identiteten av den person som gör förfrågan innan vi genomför förfrågan, och vid behov kan vi kräva ytterligare information eller att den registrerade styrker sin identitet, till exempel med ett identitetskort.
Den registrerade har följande rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning när det gäller behandling av personuppgifter:
Rätt att få information om behandlingen av sina personuppgifter och att granska sina personuppgifter
Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som gäller hen själv och att få information om behandlingen av sina personuppgifter. Vi försöker med beskrivningar av våra dataskyddspraxis och dataskyddsbeskrivningen ge en heltäckande bild av behandlingen av personuppgifter i vår verksamhet. Dessutom har den registrerade rätt att ställa ytterligare förtydligande frågor om behandlingen av sina personuppgifter.
Rätt att korrigera sina personuppgifter
Om de personuppgifter som gäller den registrerade är felaktiga, har den registrerade rätt att kräva att uppgifterna rättas. Om vi korrigerar den registrerades personuppgifter på den registrerades begäran, meddelar vi i enlighet med dataskyddsförordningen, så långt det är möjligt, även alla de parter som tidigare har fått felaktiga uppgifter.
Rätt att radera sina personuppgifter
Den registrerade kan begära att hens personuppgifter tas bort i enlighet med dataskyddsförordningen, till exempel om uppgifterna har använts olagligt eller inte längre behövs. Rätten att få uppgifter raderade gäller dock inte exempelvis om behandlingen baseras på lag eller om uppgifterna behövs för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsligt krav. Den personuppgiftsansvarige kan vägra att genomföra borttagning av uppgifter på lagstadgade grunder.
Rätten att återkalla samtycke och förbjuda direktmarknadsföring
Den registrerade kan när som helst återkalla sitt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring och andra ändamål genom att anmäla återkallelsen via e-post, post eller i registratorskontoret (mer exakta kontaktuppgifter finns i punkt 2 i dataskyddsbeskrivningen). Att ångra samtycket påverkar inte lagligheten i den personuppgiftsbehandling som gjordes före ångringen.
Den registrerade kan avregistrera sig från prenumerationer av nyhetsbrev eller annan kommunikation via Utrikespolitiska institutet, till exempel inbjudan till evenemang, genom att använda länken för avanmälan som finns i nyhetsbrevet eller evenemangsinbjudan.
Rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter
Av särskilda skäl som är kopplade till den registrerades personliga situation har den registrerade även rätt att motsätta sig behandling av sina personuppgifter när behandlingen av personuppgifterna grundar sig på berättigat intresse, utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövande som åligger den personuppgiftsansvarige. I samband med begäran ska den registrerade ange den särskilda situation som utgör grunden för invändningen mot behandlingen. Då får den personuppgiftsansvarige inte längre behandla personuppgifter, förutom om det finns viktiga och välgrundade motiv som åsidosätter den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen av uppgifter är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Den personuppgiftsansvarige kan vägra att beakta invändningen mot behandlingen på lagstadgade grunder. Direktmarknadsföring kan alltid sägas upp utan särskild anledning.
Rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter
Om den registrerade anser att den personuppgiftsansvarige behandlar den registrerades personuppgifter till exempel olagligt, uppgifterna är felaktiga eller den registrerade har motsatt sig behandlingen av sina uppgifter, kan den registrerade begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas i enlighet med dataskyddsförordningen. I sådana fall kan den personuppgiftsansvarige behandla uppgifterna endast i begränsade situationer, såsom med den registrerades samtycke; för att upprätta, framföra eller försvara ett rättsligt krav; av allmänt intresse; för att skydda en annan person. Vid begränsning av uppgifterna ska den personuppgiftsansvarige, enligt lag och i den mån det är möjligt, informera alla som tidigare har fått del av uppgifterna om begränsningen.
Rätt att överföra personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig
Den registrerade har rätt att få de personuppgifter som hen lämnat till den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig, om det är tekniskt möjligt. Begäran kan endast riktas till personuppgifter som behandlas automatiskt och, vars behandling baseras på antingen den registrerades samtycke eller avtal. Överföringen av uppgifter får inte påverka tredje parts rättigheter och friheter negativt.
Rätt att överklaga behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten, särskilt i den EU-medlemsstat där den registrerades ordinarie vistelseort eller arbetsplats finns eller där den påstådda överträdelsen ägt rum, om den registrerade anser att behandlingen av den registrerades personuppgifter bryter mot dataskyddslagstiftningen. Tillsynsmyndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå (PB 800, 00531 Helsingfors, e-post: tietosuoja@om.fi). På dataombudsmannens byrå får du också mer information om behandlingen av personuppgifter och om dina rättigheter.
11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen
Vi utvecklar vår verksamhet och våra sekretessrutiner och förbehåller oss rätten att uppdatera denna dataskyddsbeskrivning. Om tillämplig lagstiftning kräver det, kan vi kontakta den registrerade för att informera hen om förändringar eller uppdateringar som har väsentlig betydelse för hen.
1 Syftet med behandlingen av personuppgifter samt behandlingens rättsliga grunder
Arkivregistrets syfte är att bevara och hantera dokument som ska bevaras permanent, det vill säga historiskt och forskningsmässigt värdefulla dokument och annat arkivmaterial.
Syftet med registratorskontorets diarieregister är att med hjälp av det administrativa diariet bevaka behandlingen av Utrikespolitiska institutets ärenden under hela behandlingsprocessen. Med hjälp av registreringen kan vi försäkra oss om dokuments ankomsttid, vilket tryggar kundens rättssäkerhet. Registreringen baseras på 18 § i offentlighetslagen (621/1999) och 5 och 6 § i och förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999) samt arkivlagen (831/1994) och de föreskrifter och bestämmelser som utfärdats på grundval av den.
2 Personuppgifter som behandlas
I Utrikespolitiska institutets arkiv- och diarieregister sparas följande personuppgifter:
– Ärendets/dokumentets basuppgifter: diarienummer, ankomstdatum, brevets datering, förfallodag, avsändare/mottagare, ankommen/skickad, avsändarens diarienummer, beskrivning av ärendet, sökord, dokumentspråk, ärendets biträde, referensdiarienummer, interimistiska åtgärder (dokumenttyp, avsändare/mottagare, datum för interimistiska åtgärder, ankomstdatum, förfallodag, åtgärd), ärendets beslutsuppgifter (utredare, protokollnummer och -paragraf, beslutsdatum), slutlig åtgärd, datum för slutlig åtgärd och dokumentens arkiveringstid
3 Uppgifternas mottagare eller mottagarkategorier
Enligt artikel 4.9 i EU:s dataskyddsförordning kan den personuppgiftsansvarige ”överföra” eller ”överlåta behandling” (t.ex. via det tekniska användargränssnittet vid underhållsarbete) av personuppgifter som sparats i Utrikespolitiska institutets kundregister.
Vid behov ges systemleverantören (privat systemleverantör/-leverantörer) tillgång till personuppgifterna i Utrikespolitiska institutets kundregister.
Personuppgifter överlåts inte till tredje part i marknadsföringssyften.
4 Överföring av uppgifter till tredje land
Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.
5 Personuppgifternas lagringstid
Dokumenten i Utrikespolitiska institutets arkiv- och diarieregister sparas enligt arkiveringstiderna i 8 § i arkivlagen (831/1994), varefter dokumenten raderas.
6 Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att granska de uppgifter om honom eller henne som sparats i Utrikespolitiska institutets arkiv- och diarieregister. För att efterleva den registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningen ska hans eller hennes begäran besvaras av den personuppgiftsansvarige inom 30 dygn efter emottagen begäran.
På Utrikespolitiska institutets webbplats finns ett formulär som den registrerade kan använda för att utöva sina rättigheter (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja). Formuläret ska fyllas i noggrant, skrivas ut och undertecknas. Begäran kan göras via ett noggrant ifyllt och personligen undertecknat formulär som lämnas in till Utrikespolitiska institutets registratorskontor där den registrerade i samband med sin begäran ska styrka sin identitet. På formuläret finns mer detaljerade anvisningar.
A. Rätten att få tillgång till personuppgifterna
Den registrerade har rätt att granska de uppgifter om honom eller henne som sparats i Utrikespolitiska institutets kundregister.
Besöksadress till Utrikespolitiska institutets registratorskontor:
Utrikespolitiska institutet
Arkadiagatan 23 B, vån. 6
00100 Helsingfors
Öppettider (Utrikespolitiska institutet): vardagar kl. 09.00–16.00
Från Utrikespolitiska institutets registratorskontor styrs begäran centralt till Utrikespolitiska institutets dataskyddsombud (e-post: tietosuojavastaava@fiia.fi). Begäran om granskningsrätt besvaras av Utrikespolitiska institutets dataskyddsombud. Vid behov kan dataskyddsombudet ge mer information om handläggningen av begäran eller innehållet i svaret.
Den registrerade ska personligen hämta personuppgiftsutdraget från Utrikespolitiska institutets registratorskontor där den registrerade ska styrka sin identitet.
B. Rätten att korrigera uppgifter och begränsa behandling
Den registrerade har rätt att begära att Utrikespolitiska institutet i egenskap av personuppgiftsansvarig begränsar behandlingen i följande situationer:
- den registrerade bestrider att personuppgifterna stämmer (rätt att korrigera uppgifter), då behandlingen begränsas under en tid så att den personuppgiftsansvarige kan kontrollera uppgifternas riktighet;
- behandlingen strider mot lagen och den registrerade invänder mot att personuppgifterna raderas och i stället kräver att användningen begränsas;
- den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna i fråga för att behandla dem, men den registrerade behöver dem för att upprätta, presentera eller försvara rättsliga krav.
C. Rätten att radera uppgifter
Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade från Utrikespolitiska institutets kundregister utan onödigt dröjsmål förutsatt att följande uppfylls:
- personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål de samlades in för eller för andra ändamål de användes till;
- den registrerade återkallar samtycket som behandlingen baseras på, och behandlingen saknar andra lagliga grunder;
- behandlingen av personuppgifterna strider mot lagen; eller
- personuppgifterna måste raderas för att efterleva lagstadgade skyldigheter enligt unionsrätten eller nationell lagstiftning.
D. Rätten att överföra uppgifter mellan system
Ej tillämpbar för Utrikespolitiska institutets arkiv- och diarieregister.
7 Den registrerades rätt att göra invändningar
I enlighet med artikel 21 i EU:s dataskyddsförordning har den registrerade rätt att göra invändningar, baserat på grunder som gäller i hans eller hennes specifika situation, mot behandlingen av personuppgifterna enligt artikel 6.1 e (behandlingen är nödvändig för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning som den personuppgiftsansvarige har fått i uppgift att utföra), inbegripet profilering som grundar sig på dessa bestämmelser. Den personuppgiftsansvarige får inte längre behandla personuppgifter, förutom om den personuppgiftsansvarige kan visa att det finns viktiga och välgrundade motiv som åsidosätter den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det är nödvändigt för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Invändningsbegäran gällande behandlingen av personuppgifter i Utrikespolitiska institutets arkiv- och diarieregister kan göras genom att begäran lämnas in till Utrikespolitiska institutets registratorskontor där den registrerade i samband med sin begäran ska styrka sin identitet.
8 Rätten att återkalla samtycke
Den registrerade har rätt att återkalla samtycket för behandlingen när som helst utan att det påverkar lagenligheten av den tidigare behandlingen på grundval av samtycket.
Återkallande av samtycket (återkallandebegäran) för behandlingen av insamlade personuppgifter i Utrikespolitiska institutets kundregister kan göras genom att skicka begäran till Utrikespolitiska institutets registratorskontor på e-postadressen kirjaamo@fiia.fi,
Radering från Ulkopolitiikka-tidningens prenumerationsregister enligt avsnitt 8.
9 Rätten att överklaga till tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot de tillämpade dataskyddsreglerna.
Kontaktuppgifter till dataombudsmannens byrå:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
Registratorskontor: 029 566 6768
E-post (registratorskontoret): tietosuoja(at)om.fi
10 Huruvida tillhandahållandet av personuppgifter är ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal samt huruvida den registrerade är skyldig att tillhandahålla personuppgifterna och de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte lämnas (information om varifrån personuppgifterna har erhållits).
Behandlingen av personuppgifterna i Utrikespolitiska institutets arkiv- och diarieregister i relation till huruvida tillhandahållandet av personuppgifter är ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal samt huruvida den registrerade är skyldig att tillhandahålla personuppgifterna och de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte lämnas.
Arkiv- och diarieregistret:
- uppgifterna har fåtts från dokument
11 Automatiserat beslutsfattande och profilering
Utrikespolitiska institutets arkiv- och diarieregister med innehållande personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.