Ulkopoliittinen instituutti informoi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12–14 artiklan mukaisesti rekisteröityjä henkilöitä heitä koskevien henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteilla, joissa kerrotaan mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan, miten kauan henkilötietoja säilytetään sekä rekisteröidyn oikeuksista.
Tietosuojaselosteet on jaoteltu eri käyttötarkoitusten mukaisesti ja julkaistaan tällä sivulla siltä osin, kun ne koskevat Ulkopoliittisen instituutin asiakkaita.
Tietosuojaselosteita lisätään sitä mukaan, kun niitä valmistuu.
Lomake ohjeineen rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi
Lataa lomake pdf-tiedostona: Tietosuojalomake
1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteri muodostuu seuraavasta käyttötarkoituksesta:
Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisterin tarkoituksena on kirjaston asiakastietojen hallinnointi sekä asiakkaan informointi asiakassuhteeseen liittyvistä velvollisuuksista ja palveluista. Käytettävä tietojärjestelmän toimii kirjastojärjestelmänä, jolla hoidetaan kaikki kirjaston perustoiminnot. mm. hankinta, luettelointi, lainaus, kausijulkaisujen saapumisvalvonta, asiakasilmoitusten lähettäminen ja tilastotietojen kokoaminen.
Edellä lueteltujen alarekistereiden henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:
a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten ja/tai
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
2 Käsiteltävät henkilötiedot
Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilastointiryhmä, asiakasryhmä, tiedot lainatusta, palautetusta ja varatusta aineistosta.
3 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottaja-ryhmät
EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten rekisterinpitäjä voi ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäväksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereihin talletettuja henkilötietoja.
Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille markkinointitarkoitukseen.
4 Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
5 Henkilötietojen säilyttämisaika
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Poistetaan asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä. Asiakassuhteen päätyttyä asiakastiedot poistuvat säännöllisen poistamisen seurauksena.
6 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteriin on hänestä mahdollisesti tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus 30 vuorokauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu Ulkopoliittisen instituutin verkkosivuille lomake (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteriin on tallennettu.
Käyntiosoite Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon:
Ulkopoliittinen instituutti
Arkadiankatu 23 B 6 krs.
00100 Helsinki
Aukioloajat (Ulkopoliittinen instituutti): arkisin klo: 09:00-16:00
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta pyyntö ohjataan keskitetysti Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava@fiia.fi). Tarkastusoikeuspyyntöön vastauksen antaa Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
Rekisteröidyn tulee noutaa henkilötieto-ote henkilökohtaisesti Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta, jossa rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Ulkopoliittinen instituutti rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden osalta.
7 Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisterin kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
8. Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon, jossa tarvittaessa on todistettava henkilöllisyytensä.
9 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
10 Rekisteröidyn vastustamisoikeus
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)
Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Henkilötiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä ja lisätty rekisteriin hänen suostumuksellaan.
11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
Päivitetty: 16.12.2025
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten me Ulkopoliittisessa instituutissa käsittelemme henkilötietoja viestinnän ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi sekä tapahtumien järjestämiseksi.
1. Rekisterinpitäjä
Ulkopoliittinen instituutti (UPI)
Osoite: Arkadiankatu 23B, 00100 Helsinki
Y-tunnus: 2062721–4
2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa ja rekisteröityjen pyyntöjen tekemiseen
Voit rekisteröitynä ottaa yhteyttä tietosuojaan liittyvissä asioissa seuraavien yhteystietojen avulla:
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon käyntiosoite:
Ulkopoliittinen instituutti
Arkadiankatu 23 B, 6 krs.
00100 Helsinki
Aukioloajat (Ulkopoliittinen instituutti): arkisin klo: 09:00-16:00
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon sähköpostiosoite: kirjaamofiia@fiia.fi
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon postiosoite:
Ulkopoliittinen instituutti (kirjaamo)
PL 425
00100 Helsinki
3. UPIn tietosuojavastaavan yhteystiedot
Sähköposti: tietosuojavastaava@fiia.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterissä henkilötietoja käsitellään Ulkopoliittisen instituutin oikeutetun edun perusteella:
- viestinnän ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi
- tapahtumien järjestämiseksi
- palautekyselyiden toteuttamiseksi
- tilastointia ja raportointia varten.
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteri muodostuu seuraavista eri käyttötarkoituksen perusteella muodostuvista alarekistereistä:
- sidosryhmä- ja viestintärekisteri
- ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumien osallistujarekisterit
Sidosryhmä- ja viestintärekisterin tarkoituksena on kerätä ja käsitellä henkilötietoja, jotka liittyvät tapahtumien ja tapaamisten järjestämiseen sekä instituutin toiminnasta viestimiseen. Henkilötietoja hyödynnetään sidosryhmäviestinnässä kuten uutiskirjeiden, tiedotteiden ja tapahtumakutsujen lähettämisessä sekä tapahtumien raportoinnissa.
Ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumien osallistujarekisterien tarkoituksena on kerätä henkilötietoja instituutin tapahtumien osallistujista silloin kun ulkoinen rahoittaja sitä edellyttää.
UPIn uutiskirjeen ja tapahtumakutsujen lähettäminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen tilanteessa, jossa rekisteröity on tilannut uutiskirjeen tai kutsut.
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- Nimi, yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite), kielivalinta, asuinpaikka (maa)
- Organisaatio ja tehtävänimike
- Viestinnän toteuttamiseen, kohdentamiseen ja kehittämiseen liittyvät tiedot. Tällaisia tietoja ovat erityisesti:
- Tieto UPIn uutiskirjeen tai muun instituutin toimintaan liittyvän viestinnän tilaamisesta tai peruuttamisesta
- Rekisteröidyn viestintään liittyvät valinnat (esimerkiksi uutiskirje / tapahtumakutsut, viestinnän aiheet ja alueet)
- Viestintään liittyvät yhteystiedot (esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite)
- Viestinnän käyttöön liittyvät tiedot, joita käsitellään yleistasoisena analytiikkana sisällön kehittämiseksi (esimerkiksi uutiskirjeviestin avaus- ja klikkaustiedot)
- Viestintää voidaan kohdentaa jakamalla rekisteröidyt ryhmiin (segmentointi) esimerkiksi kiinnostuksen kohteiden (aiheet, alueet) perusteella. Segmentointia ei käytetä rekisteröityyn kohdistuvaan automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia. Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa uutiskirjeen tai muun tilaamansa viestinnän ja siihen liittyvän segmentoinnin tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.
- Osallistumistiedot tapahtumiin ja tapahtumakohtaiset erityistiedot tapahtumien järjestämiseksi (esimerkiksi ruokavaliot) sekä ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumien edellyttämät tiedot (esimerkiksi ilmoittautumiseen ja osallistumiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, sukupuoli, asuinpaikka)
- Valokuvat ja videot tapahtumista
- Palautekyselyiden, tilastoinnin ja analytiikan toteuttamiseksi tarvittavat henkilötiedot
- Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset rekisteröidyn itsestään antamat henkilötiedot.
6. Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa tapahtumakutsujen tai uutiskirjeiden tilauslomakkeella tai tapahtumailmoittautumisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Tapahtuman toteuttamiseksi kerätyt tiedot kuten erityisruokavaliot tai passitiedot säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kyseisen tapahtuman toteuttamiseksi.
Henkilötiedot poistetaan Ulkopoliittisen instituutin sidosryhmä- ja viestintärekisteristä rekisteröidyn nimenomaisesta pyynnöstä tai esimerkiksi yhteystietojen vanhennuttua.
Ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumien osalta henkilötiedot poistetaan 5 vuotta tutkimushankkeen päättymisen jälkeen tai osallistujan nimenomaisesta pyynnöstä.
8. Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen siirrot ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan tarpeen vaatiessa luovuttaa tapahtumaan liittyville sidosryhmille tapahtuman toteuttamiseksi. Lisäksi Ulkopoliittisen instituutin ulkoisesti rahoitettujen tutkimushankkeiden tapahtumien osallistujarekisterien henkilötietoja voidaan luovuttaa hankekohtaisesti käsiteltäväksi instituutin ulkopuolelle hankehallinnolle ja rahoittajataholle hankeraportointia varten.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille markkinointitarkoitukseen.
Ulkopoliittinen instituutti käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esimerkiksi uutiskirjeen lähetyslistojen ja tietojen ylläpitoon sekä tapahtumien osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.
Henkilötietoja, kuten tapahtumien osallistujalistoja (esimerkiksi tehtävänimike, organisaatio), voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Tietosuojan taso voi ETA-alueen ulkopuolella olla alhaisempi kuin ETA-alueella. Ellei ko. tietojen siirron kohteena olevalla maalla ole EU komission riittävän tietosuojan vastaavuuspäätöstä, sovellamme muita asianmukaisia suojatoimia varmistaakseen henkilötietojen suojan, esimerkiksi soveltamalla Euroopan komission päätöksen mukaisia vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin. (saatavilla: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).
9. Henkilötietojen suojaus
Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat lukituissa tiloissa sijaitsevilla palvelimilla. Palvelimille pääsevät ainoastaan nimetyt henkilöt. Palvelimet on suojattu asianmukaisella teknisellä suojauksella.
Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.
UPIn työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. Henkilötietojen käsittely on sallittua ainoastaan valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tietoja UPIn nimissä tapahtuman järjestelyihin liittyen.
10. Rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevan pyynnön, kuten tietojen tarkastuspyynnön, rekisteröity voi tehdä seuraavien kanavien kautta: Ulkopoliittisen instituutin kirjaamossa, postitse tai sähköpostitse. Tietosuojaselosteen kohdassa 2 ovat tarkemmat yhteystiedot. [Lisäksi uutiskirjeessä olevan linkin kautta rekisteröity voi päivittää tietonsa ja kiinnostuksenkohteensa uutiskirjeen ja tapahtumakutsujen tilauksiin liittyen sekä peruuttaa uutiskirjeen ja tapahtumakutsujen tilaukset.
Rekisteröity voi hyödyntää Ulkopoliittisen instituutin verkkosivuille laadittua lomaketta (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja) rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä koskevan pyynnön tekemisessä ja toimittaa lomakkeen Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon. Tarvittaessa voimme pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöä. Tietoturvasyistä meidän on varmistettava pyynnön tekijän henkilöllisyys ennen pyynnön toteuttamista, jolloin voimme tarvittaessa vaatia lisätietoja tai rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä esim. henkilöllisyystodistuksella.
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa omat henkilötietonsa
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja saada tietoja henkilötietojensa käsittelystä. Pyrimme kuvauksilla tietosuojakäytännöistämme ja tietosuojaselosteilla antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus esittää tarkentavia lisäkysymyksiä henkilötietojensa käsittelystä.
Oikeus oikaista henkilötietojansa
Jos rekisteröityä koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista. Jos korjaamme rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn pyynnön perusteella, ilmoitamme tietosuoja-asetuksen mukaisesti mahdollisuuksien mukaan oikaisusta myös kaikille niille tahoille, joille virheellisiä tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Oikeus poistaa henkilötietonsa
Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa poistamista tietosuoja-asetuksen mukaisesti esimerkiksi, jos tietoja on käytetty laittomasti tai tietoja ei enää tarvita. Tietojen poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole esimerkiksi, jos tietojen käsittely perustuu lakiin tai tietoja tarvitaan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta tietojen poistoa laissa säädetyin perustein.
Oikeus peruuttaa suostumus ja kieltää suoramarkkinointi
Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin ja muihin tarkoituksiin antamansa suostumukset ilmoittamalla peruutuksesta sähköpostitse, postitse tai kirjaamossa (tietosuojaselosteen kohdassa 2 tarkemmat yhteystiedot). Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.
Uutiskirjeen tai muun rekisteröidyn tilaaman UPIn viestinnän, esimerkiksi tapahtumakutsut, rekisteröity voi peruuttaa myös käyttämällä uutiskirjeessä tai tapahtumakutsussa olevaa linkkiä peruutuksen tekemiseen.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Erityisistä rekisteröidyn henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvistä syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa rekisteröidyn henkilötietoihin kohdistuvia käsittelytoimia, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Pyynnön yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella käsittelyä vastustetaan. Tällöin rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattava tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein. Suoramarkkinoinnin voi peruuttaa aina ilman perustetta.
Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Mikäli rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi lainvastaisesti, tiedot ovat virheellisiä tai rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä, rekisteröity voi pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällöin rekisterinpitäjä voi käsitellä tietoja vain rajatuissa tilanteissa, kuten rekisteröidyn suostumuksella; oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; yleisen edun vuoksi; toisen henkilön suojaamiseksi. Tietojen rajoitustilanteessa rekisterinpitäjä ilmoittaa lain mukaisesti mahdollisuuksien mukaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyynnön voi kohdistaa ainoastaan henkilötietoihin, joita käsitellään automaattisesti ja, joiden käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen. Tietojen siirto ei saa vaikuttaa haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.
Oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (PL 800, 00531 Helsinki, sähköposti: tietosuoja@om.fi). Tietosuojavaltuutetun toimistosta saat myös lisää tietoa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksiisi liittyvistä asioista.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme toimintaamme ja tietosuojakäytäntöjä ja pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Sovellettavan lainsäädännön niin edellyttäessä voimme ottaa rekisteröityyn yhteyttä tiedottaaksemme sellaisista muutoksista tai päivityksistä, joilla on olennaisia vaikutuksia rekisteröityyn.
1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Arkistorekisterin tarkoituksena on pysyvästi säilytettävien eli historiallisesti ja tutkimuksellisesti arvokkaiden asiakirjojen ja muiden arkistoaineistojen säilyttäminen ja hoitaminen.
Kirjaamon diaari-rekisterin tarkoituksena on hallintodiaarin avulla seurata Ulkopoliittisen instituutin asioiden käsittelyä koko käsittelyprosessin ajan. Rekisteröinnin avulla voidaan osoittaa asiakirjan saapumisajankohta, mikä varmistaa asiakkaan oikeusturvan. Rekisteröinti perustuu julkisuuslain (621/1999) 18§:n ja asetuksen (1030/1999) 5 ja 6 §: iin sekä arkistolakiin (831/1994) ja sen nojalla annettuihin säännöksiin ja määräyksiin.
2 Käsiteltävät henkilötiedot
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
– Asian/asiakirjan perustiedot: diaarinumero, saapumispäivämäärä, kirjeen päivämäärä, määräpäivä, lähettäjä/vastaanottaja, saapunut/lähtenyt, lähettäjän diaarinumero, asian kuvaus, hakusanat, asiakirjan kieli, asian käsittelijä, viitediaarinumero, välitoimenpiteet (asiakirjatyyppi, lähettäjä/vastaanottaja, välitoimenpiteen päivämäärä, saapumispäivämäärä, määräpäivä, toimenpide), asian päätöstiedot (ratkaisija, pöytäkirjan numero ja pykälä, päätöspäivämäärä), lopputoimenpide, lopputoimenpiteen päivämäärä ja asiakirjojen säilytysaika
3 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottaja-ryhmät
EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten rekisterinpitäjä voi ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäväksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereihin talletettuja henkilötietoja.
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille markkinointitarkoitukseen.
4 Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
5 Henkilötietojen säilyttämisaika
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin asiakirjat säilytetään arkistolain (831/1994) 8 §:n määräämien säilytysaikojen mukaisesti, jonka jälkeen asiakirjat poistetaan.
6 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisteriin on hänestä mahdollisesti tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus 30 vuorokauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu Ulkopoliittisen instituutin verkkosivuille lomake (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin on tallennettu.
Käyntiosoite Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon:
Ulkopoliittinen instituutti
Arkadiankatu 23 B 6 krs.
00100 Helsinki
Aukioloajat (Ulkopoliittinen instituutti): arkisin klo: 09:00-16:00
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta pyyntö ohjataan keskitetysti Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava@fiia.fi). Tarkastusoikeuspyyntöön vastauksen antaa Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
Rekisteröidyn tulee noutaa henkilötieto-ote henkilökohtaisesti Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta, jossa rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Ulkopoliittinen instituutti rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin osalta.
7 Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
8 Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@fiia.fi,
Ulkopolitiikkalehden tilausrekisteristä poistaminen kohdan 8 mukaisesti.
9 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
10 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset.
Arkisto- ja diaari-rekisteri:
- tiedot on saatu asiakirjoista
11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.