Ulkopoliittinen instituutti informoi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksenavautuu uuteen ikkunaan 12–14 artiklan mukaisesti rekisteröityjä henkilöitä heitä koskevien henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteilla, joissa kerrotaan mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan, miten kauan henkilötietoja säilytetään sekä rekisteröidyn oikeuksista.
Tietosuojaselosteet on jaoteltu eri käyttötarkoitusten mukaisesti ja julkaistaan tällä sivulla siltä osin, kun ne koskevat Ulkopoliittisen instituutin asiakkaita.
Tietosuojaselosteita lisätään sitä mukaan, kun niitä valmistuu.
Lomake ohjeineen rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi
Lataa lomake pdf-tiedostona: Tietosuojalomakeavautuu uuteen ikkunaan
1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteri muodostuu seuraavasta käyttötarkoituksesta:
Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisterin tarkoituksena on kirjaston asiakastietojen hallinnointi sekä asiakkaan informointi asiakassuhteeseen liittyvistä velvollisuuksista ja palveluista. Käytettävä tietojärjestelmän toimii kirjastojärjestelmänä, jolla hoidetaan kaikki kirjaston perustoiminnot. mm. hankinta, luettelointi, lainaus, kausijulkaisujen saapumisvalvonta, asiakasilmoitusten lähettäminen ja tilastotietojen kokoaminen.
Edellä lueteltujen alarekistereiden henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:
a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten ja/tai
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
2 Käsiteltävät henkilötiedot
Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilastointiryhmä, asiakasryhmä, tiedot lainatusta, palautetusta ja varatusta aineistosta.
3 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottaja-ryhmät
EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten rekisterinpitäjä voi ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäväksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereihin talletettuja henkilötietoja.
Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille markkinointitarkoitukseen.
4 Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
5 Henkilötietojen säilyttämisaika
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Poistetaan asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä. Asiakassuhteen päätyttyä asiakastiedot poistuvat säännöllisen poistamisen seurauksena.
6 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteriin on hänestä mahdollisesti tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus 30 vuorokauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu Ulkopoliittisen instituutin verkkosivuille lomake (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteriin on tallennettu.
Käyntiosoite Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon:
Ulkopoliittinen instituutti
Arkadiankatu 23 B 6 krs.
00100 Helsinki
Aukioloajat (Ulkopoliittinen instituutti): arkisin klo: 09:00-16:00
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta pyyntö ohjataan keskitetysti Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava@fiia.fi). Tarkastusoikeuspyyntöön vastauksen antaa Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
Rekisteröidyn tulee noutaa henkilötieto-ote henkilökohtaisesti Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta, jossa rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Ulkopoliittinen instituutti rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden osalta.
7 Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisterin kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
8. Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon, jossa tarvittaessa on todistettava henkilöllisyytensä.
9 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
10 Rekisteröidyn vastustamisoikeus
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)
Ulkopoliittisen instituutin kirjaston asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Henkilötiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä ja lisätty rekisteriin hänen suostumuksellaan.
11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteri muodostuu seuraavista eri käyttötarkoituksen perusteella muodostuvista alarekistereistä:
• viestintärekisteri
• tapahtumakutsurekisteri
• ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tilaisuuksien osallistujarekisteri
• Ulkopolitiikka-lehden tilausrekisteri
Viestintärekisterin tarkoituksena on asiakastietojen hallinnointi sekä asiakkaan informointi uutiskirjeillä sekä julkaisutiedotteilla.
Tapahtumakutsurekisterin tarkoituksena on asiakastietojen ja seminaarien hallinnointi, tapahtumakutsujen lähetys, osallistumisilmoitusten vastaanotto ja ylläpito.
Ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tilaisuuksien osallistujarekisterin tarkoituksena on kerätä henkilötietoja instituutin tilaisuuksien läsnäolijoista silloin kun ulkoinen rahoittaja sitä edellyttää.
Ulkopolitiikka-lehden tilausrekisterin tarkoituksena on ylläpitää tilaajien asiakastietoja lehden postitusta, sähköistä lukuoikeutta ja markkinointia varten sekä UP-klubin jäsenrekisterinä.
Edellä lueteltujen alarekistereiden henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:
1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten ja/tai
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
2 Käsiteltävät henkilötiedot
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja alarekistereittäin:
Viestintärekisteri: nimi, sähköposti, mihin tutkimusaloihin asiakkaalla on kiinnostus
Tapahtumakutsurekisteri: nimi, titteli, organisaatio, toimipiste, postitoimipaikka, sähköposti, matkapuhelinnumero, mihin tutkimusaloihin asiakkaalla on kiinnostus, kyllä/ei julkaisutiedotteita, kyllä/ei uutiskirjettä
Ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tilaisuuksien osallistujarekisteri: nimi, allekirjoitus, asuinmaa, sukupuoli, ikä.
Ulkopolitiikka-lehden tilaajarekisteri: nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, toimenkuva, organisaatio, sähköposti, matkapuhelinnumero, oppilaitos ja opiskelijanumero.
Tapahtumien valokuvaus ja videointi
Huomaathan, että voimme ottaa valokuvia ja videomateriaaleja tapahtumissamme ja käyttää näitä materiaaleja UPIn verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa (YouTube, Facebook, LinkedIn, Twitter) lisätäksemme tapahtumiemme näkyvyyttä. Jos et ole tyytyväinen johonkin julkaistuun aineistoon, joka sisältää kuviasi, voit ilmoittaa siitä meille, jolloin pidättäydymme käyttämästä näitä kuvia tulevaisuudessa. Huomaathan myös, että tapahtumamme tallenteet saattavat sisältää mainintoja henkilöistä, jotka ovat osallistuneet tapahtuman Q&A-istuntoon joko henkilökohtaisesti tai chatin kautta.
3 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten rekisterinpitäjä voi ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäväksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereihin talletettuja henkilötietoja.
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).
Ulkopoliittisen instituutin ulkoisesti rahoitettujen tutkimushankkeiden tilaisuuksien osallistujarekisterien henkilötietoja voidaan luovuttaa hankekohtaisesti käsiteltäväksi instituutin ulkopuolelle hankehallinnolle ja rahoittajataholle hankeraportointia varten.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille markkinointitarkoitukseen.
4 Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
5 Henkilötietojen säilyttämisaika
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötiedot poistetaan Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteristä seuraavasti:
Viestintärekisteri: henkilötiedot poistetaan asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä.
Tapahtumakutsurekisteri: henkilötiedot poistetaan asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä.
Ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden tilaisuuksien osallistujarekisteri: henkilötiedot poistetaan 5 vuotta tutkimushankkeen päättymisen jälkeen tai osallistujan nimenomaisesta pyynnöstä.
Ulkopolitiikka-lehden tilaajarekisteri: henkilötiedot poistetaan tilauksen päättymisen jälkeisen tilikauden jälkeen 6 vuoden kuluttua (kirjanpitolaki 2015/1620).
6 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin on hänestä mahdollisesti tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus 30 vuorokauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu Ulkopoliittisen instituutin verkkosivuille lomake (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin on tallennettu.
Käyntiosoite Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon:
Ulkopoliittinen instituutti
Arkadiankatu 23 B 6 krs.
00100 Helsinki
Aukioloajat (Ulkopoliittinen instituutti): arkisin klo: 09:00-16:00
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta pyyntö ohjataan keskitetysti Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaavalle (sähköposti: tietosuojavastaava@fiia.fi). Tarkastusoikeuspyyntöön vastauksen antaa Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
Rekisteröidyn tulee noutaa henkilötieto-ote henkilökohtaisesti Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta, jossa rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Ulkopoliittinen instituutti rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden osalta.
7 Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
8 Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@fiia.fi,
Ulkopolitiikkalehden tilausrekisteristä poistaminen kohdan 8 mukaisesti.
9 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
10 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Arkistorekisterin tarkoituksena on pysyvästi säilytettävien eli historiallisesti ja tutkimuksellisesti arvokkaiden asiakirjojen ja muiden arkistoaineistojen säilyttäminen ja hoitaminen.
Kirjaamon diaari-rekisterin tarkoituksena on hallintodiaarin avulla seurata Ulkopoliittisen instituutin asioiden käsittelyä koko käsittelyprosessin ajan. Rekisteröinnin avulla voidaan osoittaa asiakirjan saapumisajankohta, mikä varmistaa asiakkaan oikeusturvan. Rekisteröinti perustuu julkisuuslain (621/1999) 18§:n ja asetuksen (1030/1999) 5 ja 6 §: iin sekä arkistolakiin (831/1994) ja sen nojalla annettuihin säännöksiin ja määräyksiin.
2 Käsiteltävät henkilötiedot
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
– Asian/asiakirjan perustiedot: diaarinumero, saapumispäivämäärä, kirjeen päivämäärä, määräpäivä, lähettäjä/vastaanottaja, saapunut/lähtenyt, lähettäjän diaarinumero, asian kuvaus, hakusanat, asiakirjan kieli, asian käsittelijä, viitediaarinumero, välitoimenpiteet (asiakirjatyyppi, lähettäjä/vastaanottaja, välitoimenpiteen päivämäärä, saapumispäivämäärä, määräpäivä, toimenpide), asian päätöstiedot (ratkaisija, pöytäkirjan numero ja pykälä, päätöspäivämäärä), lopputoimenpide, lopputoimenpiteen päivämäärä ja asiakirjojen säilytysaika
3 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottaja-ryhmät
EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten rekisterinpitäjä voi ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäväksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereihin talletettuja henkilötietoja.
Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille markkinointitarkoitukseen.
4 Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
5 Henkilötietojen säilyttämisaika
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin asiakirjat säilytetään arkistolain (831/1994) 8 §:n määräämien säilytysaikojen mukaisesti, jonka jälkeen asiakirjat poistetaan.
6 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisteriin on hänestä mahdollisesti tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus 30 vuorokauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu Ulkopoliittisen instituutin verkkosivuille lomake (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuoja), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin on tallennettu.
Käyntiosoite Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon:
Ulkopoliittinen instituutti
Arkadiankatu 23 B 6 krs.
00100 Helsinki
Aukioloajat (Ulkopoliittinen instituutti): arkisin klo: 09:00-16:00
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta pyyntö ohjataan keskitetysti Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava@fiia.fi). Tarkastusoikeuspyyntöön vastauksen antaa Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
Rekisteröidyn tulee noutaa henkilötieto-ote henkilökohtaisesti Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta, jossa rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Ulkopoliittinen instituutti rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin osalta.
7 Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
8 Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@fiia.fi,
Ulkopolitiikkalehden tilausrekisteristä poistaminen kohdan 8 mukaisesti.
9 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
10 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset.
Arkisto- ja diaari-rekisteri:
- tiedot on saatu asiakirjoista
11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ulkopoliittisen instituutin arkisto- ja diaari-rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.