Julkisuusperiaatteen mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lailla erikseen rajoitettu.
Julkisuuslain 5 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut tai joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana, asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.
Viranomaisen asiakirjoina ei pidetä esimerkiksi muistiinpanoja tai luonnoksia, joista ei ole annettu esittelyä tai muita sisäisen työskentelyn asiakirjoja. Tällaisia asiakirjoja ei ole velvollisuutta luovuttaa.
Tietopyynnön tekeminen
Valtionhallinnon lähtökohtana on avoimuus ja julkaisemme verkkosivuillamme ajantasaista tietoa Ulkopoliittisen instituutin toiminnasta. Jos tarvitsemasi tieto ei löydy verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä, voit lähettää meille julkisuuslain mukaisen tietopyynnön.
Ulkopoliittinen instituutti käsittelee vain instituuttia koskevat tietopyynnöt ja voi luovuttaa vain instituutin hallussa olevia asiakirjoja. Jos tietopyyntö kohdistuu toisen viranomaisen aineistoon, siirrämme pyynnön käsiteltäväksi oikealle viranomaiselle.
Tietopyyntö käsitellään julkisuuslain mukaisena tietopyyntönä ja rekisteröidään asianhallintajärjestelmään. Tietopyynnöt ja niihin annetut vastaukset ovat julkisuuslain mukaisia julkisia viranomaisen asiakirjoja, ellei niitä ole laissa säädetty salassa pidettäviksi.
Ulkopoliittinen instituutti käsittelee tietopyynnöt mahdollisimman nopeasti ja viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu Ulkopoliittisen instituutin 29.1.2026 tekemän päätöksen mukaisesti: Päätös Ulkopoliittisen instituutin tiedon esille hakemisesta ja suoritteiden maksullisuudesta.
Tietopyynnön maksullisuudesta ilmoitetaan asiakirjapyynnön tekijälle ennen pyynnön toteuttamista. Pyynnön tekijälle kerrotaan arvioitu työaika ja laskutettava summa, jotta pyynnön tekijä voi arvioida, tulisiko hänen esimerkiksi tarkentaa tietopyyntöään.
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta siitä käy selkeästi ilmi mitä asiakirjaa tietopyyntö koskee. Tarvittaessa Ulkopoliittinen instituutti avustaa asiakirjan yksilöimisessä tai pyytää tarkentamaan tietopyyntöä.
Tietopyynnön toimittaminen
Ulkopoliittisen instituutin tietoaineistoja koskevat pyynnöt lähetetään instituutin kirjaamoon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo.fiia@fiia.fi.
Ulkopoliittinen instituutti päättää tietoaineistojensa antamisesta julkisuuslain mukaisesti. Jos asiakirjaa ei voida antaa, ilmoitetaan kieltäytymisen syy sekä ilmoitetaan, että tietopyynnön tekijällä on oikeus pyytää kirjallinen valituskelpoinen päätös asiassa, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.
Henkilötietojen tarkastaminen tietosuoja-asetuksen mukaisesti
Jos haluat tarkistaa, onko Ulkopoliittinen instituutti käsitellyt henkilötietojasi, voit lähettää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tarkastuspyynnön pyynnön tietosuojalomakkeen avulla: Tietosuojalomake UPI.pdf.
Tietovarantojen sisältämät tiedot
Ulkopoliittisen instituutin tietoaineistot liittyvät instituutin laissa määriteltyihin tehtäviin: Laki kansainvälisten suhteiden ja Euroopan unionin asioiden tutkimuslaitoksesta | 544/2006 | Lainsäädäntö | Finlex.
Ulkopoliittisen instituutin kirjaamo
Sähköpostiosoite: kirjaamo.fiia@fiia.fi